הגיליון הוא מקור האמת. כתיבה רק מלביש אותו.

למי זה מיועד

חנות ששולחת תזכורות תשלום, מורה שמדפיס תעודות, מועדון ששולח תוויות. לא CRM. לא אלפיים שורות על Wi-Fi של בית קפה עם ה-XLSX עדיין ב-Cloud. כתיבה של Kingsoft כולל נתיב Mail Merge או Mailings; תוויות זזות לפי בנייה. התהליך לא: נקו עמודות, חברו את הגיליון, הכניסו שדות, תצוגה מקדימה, מיזוג. עריכת ליבה חינמית. מודעות עלולות להופיע. זה לא מיזוג שבור. אפליקציה רשמית בלבד — wps.com/download.

The עמוד כתיבה כבר הזהירו אתכם. המדריך הזה הוא הגרסה הממוספרת שמחשב הקופה יכול לעקוב אחריה. הערה מורכבת קשורה: בעל חנות.

בנו את הרשימה כמו מסד נתונים, לא כמו פוסטר

פתחו Spreadsheet. שורה 1 היא כותרות: FirstName, LastName, Address1, City, PostalCode, Email — שמות בלי רווחים אם אפשר. אדם אחד לשורה. פצלו שם פרטי ומשפחה. אל תסתירו כתובת שנייה באותו תא כי זה „נראה בסדר“ על המסך. אל תמזגו תאי כותרת. שמרו כ-XLSX באותה תיקייה מקומית שבה תשמרו את המכתב. נתיבי Cloud שנופלים לא מקוון באמצע מיזוג מבזבזים אחר צהריים. ראו sync וformulas אם השתמשתם ב-IF כדי לבנות ברכה.

שימו לב להגדרות האזור. מיקוד ש-Excel שמר כמספר עלול לאבד אפס מוביל. עצבו את העמודה כטקסט לפני המיזוג. תאריכים במכתבים צריכים להיות טקסט שאתם שולטים בו, לא מספר סידורי שמדפיס 45321.

המכתב, אחר כך החיבור

ב-כתיבה, שימו את הלוגו בכותרת. כתבו את הגוף בפסקאות רגילות. השאירו חורים ברורים למקומות שבהם ייכנסו שמות, או הכניסו שדות תוך כדי. התחילו נייר מכתבים מ template רק אחרי שמוחקים כל שם דמה. מיזוג שעדיין אומר «John Smith, 123 Example Street» בכותרת התחתונה ידפיס את זה על כל מעטפה.

פתחו Mail Merge / Mailings. בחרו את מקור הנתונים: ה־XLSX שלכם, אחר כך הגיליון. אשרו ש־WPS ראה את שורת הכותרת. אם הוא מתייחס לכותרות כאל רשומה 1, בטלו ותקנו את שורה 1. הכניסו שדות: FirstName, Address1 וכן הלאה. הוסיפו רווחים ופסיקים בתבנית, לא בתוך תאי הגיליון, אלא אם התא כבר שורה גמורה.

תצוגה מקדימה היא כל העבודה

תצוגה מקדימה לפחות לחמישה רשומות. כללו את השם הארוך ביותר (פריסה), Address2 חסר (רווחים כפולים, פסיקים שנשארים), ושם שאינו לטיני אם יש לכם אחד (גופנים). שדות ריקים הם איך קורה „שלום ,“. תקנו את התבנית עם תנאים אם הבנייה שלכם מציעה אותם, או הוסיפו עמודת עזר ב-Spreadsheet שכבר מכילה את שורת הברכה. אחר כך תצוגה מקדימה שוב.

מורים שמדפיסים 90 תעודות: הדפסת ניסיון של שלושה שמות קודם, כולל שם ארוך מאוד. סטודנטים: שמרו את תבנית האוניברסיטה בפורמט שבית הספר ללימודים מתקדמים פרסם; מיזוג אינו סיבה להילחם בקובץ Word נדרש. ראו compatibility.

סיימו בלי להתיך את המדפסת

מזגו למדפסת או לקבצים בודדים. לאלפיים שורות, מזגו חמישים קודם. שימו לב לכיוון הנייר. לתוויות יש תבנית משלהן; מכתב שקודם על מלאי תוויות הוא מס. השאירו את שני הקבצים מקומיים עד שהעבודה נגמרת. אחר כך העתיקו את ה-XLSX לאן שאתם באמת מגבים נתוני חברות. מחשב קופה אינו מדיניות רשומות. אל תשימו את רשימת הלקוחות היחידה בלוקר החינמי של כ-1 GB של WPS Cloud.

אם המיזוג אפור, אולי אתם ב־PDF או בקובץ לקריאה בלבד. שמרו את המכתב כ־DOCX. אם שדות מופיעים כקוד במקום שמות, החליפו תצוגה מקדימה. אם כל מעטפה משתמשת בשורה הראשונה, טווח הגיליון שגוי או כותרות לא זוהו.

תוויות, תעודות, וגופנים במיזוג

תוויות הן מסמך ראשי אחר, לא מכתב שהוקטן בתצוגה מקדימה להדפסה. השתמשו בגודל התווית שהמלאי שלכם באמת. 5160 ש„עיינתם בעין“ יזוז עד השורה העשירית. מדפסות אוכלות את המילימטר הראשון; בדקו על נייר רגיל. תעודות וכרטיסים סובלים מאותה בעיה בגופן גדול יותר: השם הארוך ביותר חייב להיכנס לתיבה בתצוגה מקדימה, לא בראש שלכם. אם שם בכתב אחר, אשרו שלגופן כתיבה יש את הגליפים לפני שתדפיסו 90 עותקים. זו סיפור הגופנים של Linux לובשת שמלה — גופני Linux וcompatibility.

שדה מיזוג בתוך כותרת עליונה או תחתונה מותר וקל לשכוח. אם כל עמוד צריך להציג מזהה חבר, שימו את השדה בכותרת בכוונה. אם רק העמוד הראשון צריך להציג לוגו, השתמשו ב-Different first page כדי שהשדה לא ייכפל. טבלאות בגוף המכתב שמכילות שדות צריכות רוחב עמודות קבוע. התאמה אוטומטית פלוס שם מורכב גרמני ארוך ידחפו את הכתובת לשוליים.

נתונים שהגיעו מייצוא קופה או מהורדת Google Sheet לעיתים מלוכלכים: שתי שורות כותרת, שורת סכומים בתחתית, שורות ריקות שהופכות למכתבים ריקים. מחקו את שורת הסכומים. סננו ריקים. אם השתמשתם בנוסחאות לבניית ברכה, הדביקו ערכים לפני שתחברו כתיבה כדי שהמיזוג יראה טקסט, לא נוסחה שהמכונה האחרת אולי לא תחשב באותו אופן — formulas. CSV כמקור נתונים עובד כשקובעים את המפריד; הוא נכשל כשפסיק חי בתוך כתובת. העדיפו XLSX למיזוג עצמו.

אל תשלחו בדוא״ל אלפיים קבצים בודדים מדואר אינטרנט חינמי באותו אחר צהריים שבו גיליתם מיזוג-למסמכים. סיימו לתיקייה, בדקו עשרה במדגם, ואז השתמשו בכלי שכבר משלמים עליו. WPS הוא המלחין, לא כל ערימת קמפיין היוצא שלכם. Cloud באמצע מיזוג הוא איך תקיעת Wi-Fi של בית קפה כותבת 400 מכתבים בשם Document1. השאירו את הזוג מקומי עד שהעבודה נגמרת, ואז גבו את ה-XLSX איפה שנתוני חברות באמת שייכים.

שלבי מיזוג ממוספרים

1. צרו XLSX עם שורת כותרת אחת ועמודות נקיות. עצבו מיקודים כטקסט. שמרו מקומית.
2. כתבו את המכתב ב-כתיבה. לוגו בכותרת. הסירו שמות דמה מכל תבנית.
3. Mail Merge → בחרו את הגיליון האלקטרוני ואת הגיליון. אשרו כותרות.
4. הכניסו שדות מיזוג. הוסיפו פיסוק במכתב, לא בתאים דחוסים.
5. תצוגה מקדימה לחמש רשומות: השם הארוך ביותר, שדה ריק, תווים חריגים.
6. תקנו ריווח. תצוגה מקדימה שוב. מזגו פרוסת חמישים שורות לפני הרשימה המלאה.
7. הדפיסו או צרו קבצים. שמרו את ה-DOCX ואת ה-XLSX. ייצאו דגימת PDF אם חייבים לארכב את המראה של מכתב אחד.

Related: כתיבה, עסק קטן, troubleshooting, download.