How-to · Письма

Таблица — источник истины. Текст только одевает её.

Слияние почты WPS — та же идея, что в Word: основной документ, источник данных, предпросмотр, шаг завершения. Источник данных, который ведёт себя, — чистая таблица Spreadsheet. Одна грязная ячейка становится двадцатью уродливыми конвертами. Перед печатью просмотрите самое длинное имя и пустое поле.

Для кого это

Магазин, рассылающий напоминания о взносах, преподаватель, печатающий сертификаты, клуб, клеящий наклейки. Не CRM. Не две тысячи строк на Wi-Fi кафе, пока XLSX всё ещё в Cloud. Текст от Kingsoft включает путь Mail Merge или Mailings; подписи двигаются от сборки. Рабочий процесс нет: чистые столбцы, прикрепить лист, вставить поля, превью, слить. Базовое редактирование бесплатно. Реклама может появиться. Это не сломанное слияние. Только официальное приложение — wps.com/download.

The Страница Текст уже предупредил. Этот гид — нумерованная версия, которой может следовать кассовый ПК. Связанный композит: владелец магазина.

Стройте список как базу данных, а не как постер

Откройте Spreadsheet. Строка 1 — заголовки: FirstName, LastName, Address1, City, PostalCode, Email — имена без пробелов, если можете. Один человек на строку. Разделяйте имя и фамилию. Не прячьте второй адрес в той же ячейке, потому что на экране «выглядит нормально». Не объединяйте ячейки заголовков. Сохраните как XLSX в той же локальной папке, где будете держать письмо. Пути Cloud, которые отваливаются офлайн посреди слияния, тратят полдень. См. sync и formulas если вы собрали приветствие через IF.

Следите за локалью. Почтовый индекс, который Excel сохранил как число, может потерять ведущий ноль. Перед слиянием отформатируйте столбец как текст. Даты в письмах должны быть текстом, которым вы управляете, а не серийным номером, который печатается как 45321.

Письмо, затем связь

В Текст поместите логотип в колонтитул. Пишите тело обычными абзацами. Оставьте явные дыры, куда пойдут имена, или вставляйте поля по ходу. Начинайте бланк с template только после того, как удалите каждое фиктивное имя. Слияние, которое в колонтитуле всё ещё говорит «John Smith, 123 Example Street», напечатает это на каждом конверте.

Откройте Mail Merge / Mailings. Выберите источник данных: ваш XLSX, затем лист. Убедитесь, что WPS увидел строку заголовков. Если заголовки стали Record 1, отмените и исправьте строку 1. Вставьте поля: FirstName, Address1 и так далее. Пробелы и запятые ставьте в шаблоне, а не внутри ячеек таблицы, если ячейка ещё не готовая строка.

Превью — вся работа

Превью хотя бы пяти записей. Включите самое длинное имя (макет), отсутствующий Address2 (двойные пробелы, оставшиеся запятые) и имя не на латинице, если есть (шрифты). Пустые поля — так получается «Dear ,». Исправьте шаблон условиями, если сборка их предлагает, или добавьте вспомогательный столбец в Spreadsheet, который уже содержит строку приветствия. Затем превью снова.

Преподаватели, печатающие 90 сертификатов: сначала тестовая печать на три имени, включая очень длинное. Студенты: держите университетский шаблон в формате, который опубликовала аспирантура; слияние — не повод бороться с обязательным файлом Word. См. compatibility.

Закончите, не расплавив принтер

Сливайте на принтер или в отдельные файлы. Для двух тысяч строк сначала слейте пятьдесят. Смотрите ориентацию бумаги. Наклейки имеют свой шаблон; письмо, масштабированное на этикеточную бумагу, — налог. Держите оба файла локально до конца задания. Затем скопируйте XLSX туда, куда вы реально резервируете данные членства. Кассовый ПК — не политика учёта. Не кладите единственный список клиентов в бесплатный шкафчик WPS Cloud около 1 ГБ.

Если merge серый, вы можете быть в PDF или в файле только для чтения. Сохраните письмо как DOCX. Если поля показываются кодом вместо имён, переключите предпросмотр. Если каждый конверт берёт первую строку, диапазон листа неверен или заголовки не распознаны.

Наклейки, сертификаты и шрифты в слиянии

Наклейки — другой основной документ, а не письмо, уменьшенное в предварительном просмотре печати. Используйте размер этикетки, которым ваш запас реально является. «На глаз» подобранный 5160 съедет к десятой строке. Принтеры съедают первый миллиметр; тестируйте на простой бумаге. Сертификаты и карточки имеют ту же проблему при крупном кегле: самое длинное имя должно уместиться в рамку в превью, а не в голове. Если имя на другой письменности, подтвердите, что шрифт Текст содержит эти глифы, прежде чем печатать 90 копий. Это история шрифтов Linux в мантии — Шрифты Linux и compatibility.

Поле слияния внутри колонтитула разрешено и легко забыть. Если на каждой странице должен быть ID участника, поставьте поле в колонтитул нарочно. Если логотип должен быть только на первой странице, используйте «Другая первая страница», чтобы поле не дублировалось. Таблицы в теле письма, которые содержат поля, должны иметь фиксированную ширину столбцов. Автоподбор плюс длинное немецкое сложное существительное затолкнут адрес в поле.

Данные из выгрузки POS или скачивания Google Sheet часто грязные: две строки заголовков, строка итогов внизу, пустые строки, которые становятся пустыми письмами. Удалите строку итогов. Отфильтруйте пустые. Если использовали формулы, чтобы собрать приветствие, вставьте значения, прежде чем подключать Текст, чтобы слияние видело текст, а не формулу, которую другая машина может посчитать иначе — formulas. CSV как источник данных работает, когда задан разделитель; падает, когда запятая живёт внутри адреса. Для самого слияния предпочитайте XLSX.

Не рассылайте две тысячи отдельных файлов из бесплатной веб-почты в тот же день, когда открыли слияние в документы. Закончите в папку, выборочно проверьте десять, затем используйте инструмент, за который уже платите. WPS — композитор, а не весь стек исходящей кампании. Cloud посреди слияния — так застрявший Wi-Fi кафе пишет 400 писем с именем Document1. Держите пару локально до конца задания, затем сохраните резервную копию XLSX там, где данные членства реально принадлежат.

Нумерованные шаги слияния

Создайте XLSX с одной строкой заголовков и чистыми столбцами. Форматируйте почтовые индексы как текст. Сохраните локально.
Пишите письмо в Текст. Логотип в колонтитуле. Уберите фиктивные имена из любого шаблона.
Mail Merge → выберите таблицу и лист. Подтвердите заголовки.
Вставьте поля слияния. Знаки препинания — в письме, не в забитых ячейках.
Предпросмотр пяти записей: самое длинное имя, пустое поле, необычные символы.
Поправьте интервалы. Снова предпросмотр. Слейте срез из пятидесяти строк до полного списка.
Печатайте или создавайте файлы. Оставьте DOCX и XLSX. Экспортируйте образец PDF, если нужно заархивировать вид одного письма.